Para la hora de la cena del domingo 11 de abril, los miembros del XVI Capítulo Provincial ya se encontraban en el monasterio de Nuestra Señora de Valentuñana, en Sos del Rey Católico, listos para iniciar los trabajos de esta asamblea que marcarán la línea a seguir en nuestra provincia en el próximo trienio y elegir los religiosos a los que se encomendará dicha tarea.
Cada capitular tenía ya asignada la habitación que ocupará el tiempo que dure este encuentro en el que una vez más toda la provincia queda puesta bajo la mirada protectora y maternal de la Virgen de Valentuñana.
Aunque el Capítulo comenzará con la celebración de la eucaristía que presidirá el P. General,  el lunes, 12 de abril, a las 9,30 de la mañana, todos los capitulares fueron convocados tras la cena a una reunión breve para asignar las responsabilidades de algunos servicios que faciliten el mejor funcionamiento del encuentro.
De que todos los capitulares acudan a tiempo a las sesiones de trabajos y a los momentos de oración y refrigerio se ocupará el prior de la casa, el P. Javier Ayllón, que hará de campanero. Al P.  Felipe Sada, que ha preparado abundante material para los momentos de oración y las celebraciones litúrgicas, se le ha pedido coordinar esta parte importante del capítulo.
Los padres Miguel Angel Ciaurriz y Martín Berástegui mantendrán informados a los religiosos de la Provincia por medio de los boletines que irán apareciendo en la página web de lo que acontezca en la sala y serán también los encargados de enviar los saludos protocolarios a las distintas autoridades religiosas y de responder los mensajes de unidad y apoyo que se reciban.
A propuesta del P. General se conformó también en esta breve reunión el grupo de escrutadores que tendrá a su cargo el conteo de las votaciones. Los padres Javier Sanz, delegado en Guatemala, Isidro Gorri, de la comunidad del Agustiniano de Madrid, Marco Antonio Marte representante de los misioneros de Bocas del toro, junto con Javier Guerra, presidente del capítulo, formarán este equipo.
La mayoría de los veinticuatro capitulares repiten y tienen una amplia experiencia en asuntos capitulares y sólo cuatro, los padres Jesús Arrondo, Jesús Liberal, Marco Antonio Marte y Lucas Ortiz asisten por primera vez a un capítulo provincial. Otra curiosidad a destacar en este capítulo es que los cuatro religiosos latinoamericanos asistentes son dominicanos y tres de ellos del mismo pueblo, Salcedo.
A las ocho y quince de la mañana quedaron todos los capitulares citados para el día siguiente en la capilla para la oración y la eucaristía.